働き方改革にはシステムが必要 おすすめはAnchor(アンカー)

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これまで、”働き方改革”に関する記事を何本か投稿してきたが、根本的にはやはりシステムを導入しひとつひとつの事務を変革する必要があると強く認識している。
そこで今回は、なぜシステムの導入が必要だと考えるのかを述べていきたい。

まず最初に”働き方改革”とは

労働人口の減少に伴い、女性の活用、高齢者の活用、柔軟な働き方など時代に合わせた働き方が求められるようになってきている。今後労働人口が自然に増えることはないという現状を踏まえ、政府は働き方改革を目指し、「働き方改革実現推進室」を内閣官房に設置した。

平成29年3月28日に発表された「働き方改革実行計画」によれば、

安倍内閣は、一人ひとりの意思や能力、そして置かれた個々の事情に応じた、多様で柔軟な働き方を選択可能とする社会を追求する。働く人の視点に立って、労働制度の抜本改革を行い、企業文化や風土を変えようとするものである。改革の目指すところは、働く方一人ひとりが、より良い将来の展望を持ち得るようにすることである。多様な働き方が可能な中において、自分の未来を自ら創っていくことができる社会を創る。意欲ある方々に多様なチャンスを生み出す。

としている。

具体的には、

  • 非正規雇用の処遇の改善
  • 長時間労働の是正
  • それぞれの生活環境に合わせた労働環境の実現

である。

詳しい内容は、 働き方改革とは何か 働き方改革の目的とその内容について にまとめているのでそちらの記事を参照願いたい。

手っ取り早く取り掛かっているのは

大きな3つの柱のうち、もっとも取り組みやすいのは長時間労働の是正である。よく耳にしているのは、「定時退社運動の実施」と「時間外勤務時間の上限設定(削減)」である。

といっても、労働時間を短くしてしまっては会社の利益(売上げ)は向上しない。それは、働き方が変わっていないのに労働時間が短くなるだけだからである。いや、時間外労働の賃金が減るので実際のところ計算上では経費が減るから利益が増えることになるか...

なぜ長時間労働の是正に取り掛かっているか、その理由は簡単である。

会社から「時間外勤務はするな!」「毎週〇曜日は定時で帰れ!」と指示をするだけでお役所や世間に対して説明がつくことと、従業員のことをちゃんと考えている会社であるとアピールできるからである。

お役所や世間には、「うちの会社は全従業員にこのような指示を行っております!」といえばいい。また、実際の勤怠記録でも時間外勤務の時間は少なくなるからエビデンスとしても問題ない。だから手っ取り早いのである。

しかし、実態はどうか。時間外勤務扱いにせずサービス残業をしたり、自宅に仕事を持ち帰っているのが実態である。これでは、逆に”働き方改革”が労働者いじめということになってしまう。本来の働き方改革の目指す方向とは真逆に進んでしまうことになる。

※「非正規雇用の処遇の改善」や「それぞれの生活環境に合わせた労働環境の実現」については改めて別記事として掲載する予定である。

そもそも、ほんとうに仕事を休めないのか?

日本人の有給休暇の取得率の低さはしばしば話題になるが、休みを取りたくても多くの現場で「休めない」と言われているのはなぜなのだろうか。そもそも日本人は休みたいと思っていない人が多いのではないか。

日本人が休めないのは、本気で『休みをとりたい』と思っていないからである

日本人が休めないのは、本気で『休みをとりたい』と思っていないからである。とくに中高年以上は、高度成長期の価値観をいまだに引きずり、長く働くことが美徳であると信じている。若い世代の意識は随分変わったが、頭の固い五十代以上の 「粘土層」が古い考え方を捨てない限り、会社全体を変えるのはなかなか難しいのが現実である。

制度より風土、風土より上司(制度<風土<上司)

職場を変えるために必要なのは、「制度より風土、風土より上司」である。いくら男性の育休制度を作っても、「男性社員も育児のために休むのは当たり前」という風土があり、それを部下に勧める上司がいなければ誰も休もうとはしないのである。至極当然のことである。

しかし、残念ながら多くの企業は、この五十代以上の「粘土層」が管理職・経営者なのである。

この件については、 休めない理由は「制度より風土、風土より上司」だ! にまとめているので参照願いたい。

ムダだと思っている業務

クラウドサービス比較サイト「Boxil」を運営するスマートキャンプは12月25日、「2017年に大掃除したいムダ業務」に関するアンケート結果を発表した。調査は今年12月にインターネットで実施し、25~60歳の経営者121人と管理職1254人、合計1375人から回答を得た。

この内容については、 2017年で一番ムダだと思った業務「会議・打合せ」「資料探し」 管理職は”働き方改革”と”従来の働き方”で板挟み にまとめているのでそちらを参照願いたい。

資料作成・書類を探す時間(47.2%)

「資料作成」(30.1%)、「書類を探す時間」(17.1%)をムダだと思っていることがアンケート結果から判明した。

これは、実は多くの企業では、ファイルサーバやグループウェアといった資料(ファイル)を管理するシステム(仕組み)の導入が十分でないことも要因のひとつであろう。

多くの中小企業などでは、資料を管理する人が特定されていて、どこにどの資料があるのかその人が把握しているため、経営者もわざわざシステムにコストをかける必要性を感じないからである。

その考え方が変わらずに会社が大きくなっていき、職員が増え、あるいは熟知していた人が退社する...といった要因で急遽対策を考えざるを得ないというのが一般的な流れだ。

また、ファイルサーバを導入している会社でも、サーバ自体がゴミ置き場化してしまい、ファイルがどこにあるのか探し出すことができないという事態も多く発生している。それどころか、ゴミ箱化したファイルサーバの容量を増やすために更にコストをかけているという始末である。

アンケートの約半数がムダだと思っている業務が”資料”に関するものであるから、これを対策すれば効果は大きいはずである。

会議や打ち合わせの時間・回数(35.0%)

とにかく会議が多い、会議の時間が長い。これは私の実感であり事実であろう。35%の管理職がそう思っているのだから間違ってはいない。

午前中に会議がひとつ、午後にはふたつ。これが日常化しているのではないだろうか。場合によっては関係者が日中時間がとれないため夜の時間に会議をする場合もある。もちろん会食ではなく一般的な会議である。
そして、会議の間に来客があり...といった具合だ。これでは日中に仕事をこなす時間がないのは当然である。

つまりこれが残業に繋がるのだ。しかし、なぜか会議が多いと「仕事をしている!」という誤った満足感が生まれるから困ったものだ。”会議に参加しているだけ”ということも多いはず..なのにである。

なぜ、会議が多いのか

会議が多い理由は明確である。「責任分散」と「エビデンス」、それに「再発防止策」と「ガバナンス」である。大きな会社になればなるほどこれが要因となっているのではないか。

また、会議が多いことに伴い、事前作業・事後作業にも目を向ける必要がある。資料の準備や終了後の資料の廃棄である。また、資料の保管も無視できない問題である。

会議を減らす・時間を短くする対策はないのか

会議が多い理由は上記のとおりであり、回数を減らすということは現実的になかなか困難であろう。

たとえば、再発防止策として「〇〇会議で役員を含め組織全体に周知徹底を図る」などとしている場合に、その会議自体を行わないとすれば、他の再発防止策を考えなければならないからである。また、その会議の議事録がエビデンスとなるわけだ。

変えちゃえば?といってしまえばそれまでだが、その流れを決めるまでにも種々のプロセスを踏んできているわけであるから簡単に変えるということもまた難しいのは事実であろう。

責任分散については、日本人特有の考え方(個人的にそう思っている)で「みなさんの総意により」ということが精神的な安心にもつながっている。だから、誰かの責任において...というのは日本人にはなかなか馴染まないであろう。読者のみなさんも”自分が責任をとります”というのは極力避けたいのではないだろうか。

トップダウンであればトップが責任を持つため責任を押し付けることができるから簡単なのだが。

ただ、トップダウン=ワンマン=ブラック!?というのは私の考えすぎか...。

最近は、会議時間を短くするために会議室ではなく立ったままテーブルで会議をするといった事例もあるようだ。個人的にはこのやり方にはあまり賛同はできないが...。

単に長い時間立っていると疲れるから短い時間で会議を終わらせるという考えも含まれているようであるが、それでは会議をする意味自体を否定してしまう気がする。会議でしっかりディスカッションをして密度の高い会議を短時間で行うのが最適なのだから。

会議を減らすことは困難であることは述べたが、ムダだと感じている会議に関する業務を変革することは必要である。では、どうするのか。そう!、時間を短く、そして内容を濃くするのである。答えは単純である。

ペーパーレスの会議

最近では大企業でペーパーレスを声高に謳っているところも見受けられる。”働き方改革の一環としてペーパーレス化を推進している”という声も聞く。

確かに紙代はバカにならないし事前準備や事後の作業も多大な時間とコストがかかっている。コピー代も大きなコストである。

しかし、個人的には極端なペーパーレス化には賛同できない。なぜなら、筆者は会議中に資料にメモをすることが多いから!ということもあるが、タブレットなどを使ってペーパーレス化を図った場合、会議の内容よりもタブレットの操作に気を取られ、本来の内容の濃い会議が実現できないという本末転倒の事態にもつながるからである。読者の方でも体験した人は多いのではないだろうか。

前の資料を見たり、別の資料を見たり...資料は見開きで机に置いた方が見易いしわかりやすいというのは事実であろう。

タブレットで資料を見て手帳にメモするということもできるが、それだと資料とメモとの関連性がわかりずらくなってしまうため個人的には好まない。

では、どうしたらいいか

事務屋が考えたシステムを導入する

やはり、仕事の流れや個々の仕事の内容を変える必要がある。つまり”改革”だ。そのためには、コンピュータシステムを導入するということが必須であろう。

ただ、ここで注意してほしいのは、”必要なシステム”ということであり、単にシステムを導入すれば良いということではない。自分たちの仕事に本当に”必要なシステム”を導入すべきである。

それは、具体的にどういうことかというと、「システム屋が考えたシステム」ではなく、「事務屋が考えたシステム」であるということだ。

システムに業務を合わせるのではなく、業務に合わせたシステムを導入することが重要なのである。

残念ながら一般的なグループウェアや種々のシステムは前者の考え(システム屋が考えたシステム)が多いことは納得のいく事実であろう。

 

システムが必要だいうことは述べたが、では、ポイントとなるのはどういったことなのだろうか。

操作が単純であること

機能が沢山あることは良いことなのだろうが、その分、操作が複雑化したのでは問題がある。習熟するまでの時間が必要なことと、操作が面倒だと使わなくなるといった点があることだ。そのためにも操作は単純である必要がある。

不要な情報は要らないということ

システムを導入すると情報があふれてしまう。ということは、本当に自分に必要な情報がどれなのかを自分で判断しなければならないということにつながる。この判断が多ければ多いほど時間が無駄にかかり、情報を見るという意識も薄れてしまうということなる。

つまり、自分が必要な情報だけがあるのが最適ということになるわけだ。

たとえば、”新着情報”というアイコンがあったとしよう、自分に関係のないまたは関係性が薄い情報でもつい目を向けてしまうのではないだろうか。また、内容を見なければ自分に関係するかどうかがわからないということもあるだろう。実は、これが時間の無駄に繋がり、最終的には必要な情報を見なくなってしまう、見逃してしまうということになるのである。

情報が連携するということ

グループウェアに代表されるシステムは機能の宝庫である。この機能は使う機会があるのか?と思うものまで含まれている。

しかし、残念ながら、グループウェアは個々の機能をパッケージ化したものであるから、ファイル管理やワークフローなどといったものは基本的に別々のシステムであって情報は連携しないことが多いのも事実である。言ってみれば、すべての情報をまとめてみることができる画面(ポータル画面)が用意された別々の機能の集合体である。

例えば、ワークフローを使って決裁を得た後、改めて関連するファイルをファイル管理に登録し直すといったことが必要になってしまうという具合である。

手間が増えれば面倒だと感じるようになり、面倒だと思えば次第に使わなくなってしまう。残念ながらこれは人間の常である。

そのため、各情報が連携し一気通貫で処理・管理できることが必要であり重要なのである。

使い方に自由度があるということ

使い方(使い道)が決まっているシステムというのは当然自由度がないため、やりたいこととできることが合致しない場合がある。やりたいことができない場合はどうしても面倒だと感じて手作業をしたくなるのが人間。それの究極が”業務の先祖返り”である。

筆者の知り得る限りでは、高価な業務システムを導入したのは良いが、結局は自由度がなく、ちょっとしたことができないということで、業務が先祖返してシステムが無用の長物になってしまったという事例も山ほど見てきている。”ちょっとしたこと”が人間の感覚からすると重要だということである。

例えばワークフロー。画面に必要事項を入力すると、決められた順番で決裁者に回付され決裁に至る。当然、画面の入力項目や回付順は設計段階でしっかり打合せして決めるのであるが、項目の変更や回付順の変更などは良くあること。そのたびにコストや時間をかけ修正するということになれば、結局、それを面倒に感じて、以前の方法の電子メールに”先祖返り”してしまう。慣れた手続きに戻ってしまうということがよくある。

決裁の順番でも、紙ベースの稟議であれば回付者が不在であれば次の人に回す、また、途中で回付者を追加したり回付者を変えたりといった応用がきくが、システムとなるとそうもいかない。逆に自由度がないから正確で良いという評価もあると思うが、その”ちょっとした”自由度のなさがシステム離れを引き起こし、最終的には”業務の先祖返り”となるわけだ。

会議の資料はコンパクトにして事前配布を徹底する

”資料の厚さは誠意の現れ” ”資料の厚さは仕事をやってるアピール”という話は良く聞く。

しかし、会社にしてみれば無駄なコストがかかっているのも事実。資料を作る時間、紙代、印刷する時間、廃棄する時間、保管する場所。すべてについてコストがかかっている。

また、大量の資料であれば、会議中に内容を詳しくみることはほとんどないであろう。つまり、大事なエビデンスではあるものの無駄なものでもあるわけだ。

資料はコンパクトにわかる易く作る。それを上長はしっかりと評価する。そして、資料は事前に配布し、参加者には会議の前に目を通してもらい、会議では説明時間を極力短くしディスカッションを中心とする。これだけでも、会議時間は2分の1から3分の1に短縮できるであろう。そうすれば、1日に会議が3つあっても日中に時間を作ることができることになる。

”人でできるから人でやる”を変える

これも良く耳にすることである、さらに自慢げに言われる。「人でできることは人でやるんだよ!お金がかからないだろう!(笑)」。

確かに人間はとても器用である。それに新たに人を増やさない限りは人件費が増えることもない。”システムでできることは人間ができる”というのは至極当たり前のことだ。

しかし、それをやっていれば、すべて人間がやることになり、結局は人員が削減どころか必要・増員となり、業務は減るどころか増える一方、残業時間の増加、職員はストレスを抱える...ということになる。これが、今の”働き方改革”に繋がっているのだと認識する必要がある。

この、”人でできることは人でやる”の考えを改め、”システムでできることはシステムにやらせる”とするのが、まさに”働き方改革”なのである。冒頭に書いた、単に時間外勤務時間を減らすとか定時退社日を設けるといったような精神的な対応ではなく、業務の仕組み、内容を変えることが重要なのだ。

そのためには、やはりシステムが必要になるのである。

おすすめはAnchorというシステム

上記の課題・問題点をクリアするシステムというのは、ほぼ皆無というのが実情であろう。すべてのシステムは一長一短である。

しかし、その中でも筆者は、コシェル株式会社が販売している、Anchor(アンカー)というシステムはおすすめする価値があると考える。

上記の課題・問題点は、かなりの部分で解決可能であるとみた。

詳細は、Anchorのホームページを参照されたい。筆者が説明するよりもホームページを見た方が間違いないであろう。

 

 

以上、”働き方改革”への対応について述べてきた。

目先の改革ではなく、本来すべき改革を行った会社が最終的に生き延びていくのであろう。

お時間のある方はこちらもどうぞ

 

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